Freiberufler oder Gewerbe? – Selbstständigkeit korrekt anmelden

Der Schritt in die Selbstständigkeit ruft. Bevor Du loslegen kannst, musst Du Deine Selbstständigkeit offiziell anmelden. Aber wie meldest Du Dich korrekt an? Und vor allem als was? Freiberufler oder Gewerbe? Bei vielen Tätigkeiten ist die Wahl eindeutig, bei anderen Tätigkeiten wiederum ist es gar nicht so einfach.

Wann bin ich selbstständig?

Falls Du Dich fragst, ob Du mit Deiner Tätigkeit bereits eine Selbstständigkeit anmelden musst, dafür findest Du hier klare Hinweise. Diese Merkmale helfen Dir, Deine Situation besser einzuordnen:

• Gewinnerzielung: Du beabsichtigst mit Deiner Tätigkeit einen Gewinn zu erzielen.
• Unabhängige Tätigkeit: Laut der Deutschen Rentenversicherung gilt eine Tätigkeit als selbstständig, wenn sie nicht im Rahmen eines abhängigen Beschäftigungsverhältnisses stattfindet.
• Eigenverantwortung: Als Selbstständige:r bestimmst Du selbst, wann, wo und wie Du arbeitest. Du triffst Deine Entscheidungen eigenständig und organisierst Deinen Arbeitsalltag selbst.
• Eigenes wirtschaftliches Risiko: Du trägst die Verantwortung für mögliche Verluste oder Verdienstausfälle durch z.b. Krankheit.
• Keine Weisungsgebundenheit: Niemand schreibt Dir vor, wie Du Deine Aufgaben zu erledigen hast – weder inhaltlich noch zeitlich.
• Keine Einbindung ins Unternehmen: Du bist nicht in die internen Abläufe oder die Organisationsstruktur eines fremden Unternehmens, z.b. deiner Kunden, integriert.

Bin ich Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Diese Frage kommt schnell auf, wenn Du mit dem Gedanken der Selbstständigkeit spielst bzw. gerade dabei bist, Deine Selbstständigkeit anzumelden. Ob Du Dich als Gewerbetreibender oder Freiberufler anmelden musst bzw. eingestuft wirst, hängt u.a. von Deiner beruflichen Qualifikation ab. 

Freiberufler

Was genau eine freiberufliche Tätigkeit ist, ist klar im Einkommensteuergesetz in § 18 geregelt. Das Steuerrecht definiert die freiberufliche Tätigkeiten allgemein als selbstständig ausgeübte 

• wissenschaftliche,
• künstlerische,
• schriftstellerische,
• unterrichtende oder
• erzieherische Tätigkeit.

Das Steuerrecht § 18 EStG führt sogar eine Liste über Berufe, die eindeutig als freie Berufe gelten, sogenannte Katalogberufe. Dazu gehören z.b. selbstständig tätige Ärzte, Tierärzte, Architekten, Ingenieure, Anwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Lehrer, Erzieher, Biologen, Chemiker, Künstler, Journalisten, Lotsen und Fotografen.

Auch wenn Dein Berufsbild bzw. Deine Tätigkeit nicht zu den Katalogberufen zählt, kann sie trotzdem als freiberufliche Tätigkeit gelten. Alle Tätigkeiten, die künstlerischer, schriftstellerischer, unterrichtender oder wissenschaftlicher Natur sind, können als freier Beruf kategorisiert werden.

Dazu gehören z.b. folgende Berufsbilder/Tätigkeiten:

• Schriftsteller, Texter, Werbetexter
• Dolmetscher, Übersetzer
• Grafiker, Designer, Webdesigner, Illustrator
• Musiker, Maler
• Visagisten, Maskenbildner
• Hebammen
• Heilpraktiker
• Psychologen
• Online Coaches

Das letzte Wort hat jedoch das Finanzamt, wenn es sich nicht um einen eindeutigen Katalogberuf handelt: Das Finanzamt bzw. ein Sachbearbeiter bei Deinem zuständigen Finanzamt entscheidet schlussendlich darüber, ob Du als Gewerbetreibender oder Freiberufler eingestuft wirst. Dazu wird u.a. geprüft, ob Deine Tätigkeit hinsichtlich der persönlichen Qualifikation und der kreativen Schaffenskraft ausreichend ist.

Weitere Anhaltspunkte, nach welchen Kriterien eine freiberufliche Tätigkeit bewertet wird, liefert das Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (PartGG) in § 1 Abs. 2. Dort heißt es u.a.: „Die Freien Berufe haben im Allgemeinen auf der Grundlage besonderer beruflicher Qualifikation oder schöpferischer Begabung die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen höherer Art im Interesse der Auftraggeber und der Allgemeinheit zum Inhalt.“

Gewerbe

Ein Gewerbe ist laut § 1 HGB jede Tätigkeit, die selbstständig, regelmäßig und mit der Absicht zur Gewinnerzielung ausgeführt wird. Ausgenommen davon sind freie Berufe, die Urproduktion (Zur Urproduktion gehören die Land- und Forstwirtschaft, der Garten- und Weinbau, die Fischerei und der Bergbau) und die Vermögensverwaltung.

Typische Arbeitsbereiche, die einen Gewerbebetrieb anmelden müssen:

• Handwerkliche Berufe wie Tischler, Elektriker, Maurer, Lackier, Goldschmied, etc.
• Händler und Dienstleistungsunternehmen wie Einzelhändler, Restaurants, Friseure, Onlineshop-Betreiber, Automobilhändler, Buchhändler, Floristen, etc.

Für alle Tätigkeiten, die nicht explizit unter die freien Berufe oder sonstige Ausnahmen fallen, ist ein Gewerbe anzumelden.

Freiberufler oder Gewerbe: Die Unterschiede

Für Freiberufler gelten andere Vorschriften als für Gewerbetreibende,da sie nicht als Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches gelten. Die folgende Übersicht gibt Aufschluss über die Unterschiede:

	Gewerbe	Freiberufler
Gewerbeschein	erforderlich	nicht erforderlich
Handelsregistereintrag	Wer als Kaufmann tätig ist, also ein Geschäft betreibt, das nach Art und Umfang eine kaufmännische Organisation erfordert, muss sich ins Handelsregister eintragen lassen. Dazu zählen eingetragene Kaufleute (e. K.), Personengesellschaften wie OHG, KG und GmbH & Co. KG sowie Kapitalgesellschaften wie AG und GmbH. Ein Handelsregistereintrag für ein Einzelunternehmen ist nur verpflichtend, wenn es sich um ein kaufmännisches Gewerbe handelt. Kleingewerbetreibende sind von dieser Pflicht ausgenommen.	keine Eintragungspflicht
Gewerbesteuer	Freibetrag i.H.v. 24.500€ – darüber hinaus muss Gewerbesteuer (3,5 % des Gewerbeertrags) gezahlt werden; Formel: Gewinn minus Freibetrag mal 3,5 % mal Gewerbesteuer-Hebesatz	keine Gewerbesteuer
Buchhaltung	u.a. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)	u.a. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Doppelte Buchführung	Nur Kapitalgesellschaften wie GmbHs oder UGs. Einzelunternehmer sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, sobald sie im Handelsregister eingetragen sind oder wenn ihr Jahresumsatz 800.000 Euro bzw. ihr Jahresgewinn 80.000 Euro übersteigt.	keine Pflicht
Mitgliedschaft in einer Handelskammer	Alle gewerblichen Unternehmen in Deutschland sind grundsätzlich verpflichtet, Mitglied in der Industrie- und Handelskammer (IHK) zu sein – ausgenommen sind lediglich Handwerksbetriebe und Unternehmen aus der Landwirtschaft. Wer Gewerbesteuer zahlt, wird automatisch Pflichtmitglied bei der zuständigen IHK. Allerdings gibt es eine Befreiung von der Beitragspflicht: Liegt der Gewerbeertrag bzw. Gewinn aus dem Gewerbebetrieb unter 5.200 Euro pro Jahr, entfällt laut § 3 Abs. 3 IHKG die Pflicht zur Beitragszahlung.	keine Pflicht

Verkauf physischer Produkte als Freiberufler

Wenn Du als Freiberufler gerne Dein Angebot erweitern möchtest, z.b. mit dem Verkauf physischer Produkte wie Notizbücher, Bücher, Kunstdrucke, Trainingsmaterialien oder Merchandise, dann kommt schnell die Frage auf: Zählt das noch zur freiberuflichen Tätigkeit – oder brauche ich dafür ein Gewerbe?

Denn grundsätzlich gilt: Sobald Du physische Produkte verkaufst, musst Du ein Gewerbe anmelden. Aber sehen wir uns das einmal genauer an.

Was zählt zur freiberuflichen Tätigkeit?

Wenn Du im Rahmen Deiner freiberuflichen Tätigkeit eigene Werke oder Produkte entwickelst und diese verwertest, gilt das grundsätzlich als Teil Deiner freiberuflichen Tätigkeit, solange:

• die Produkte unmittelbar mit Deiner freiberuflichen Arbeit in Verbindung stehen,
• Du keine gewerbliche Infrastruktur aufbaust (z. B. Shop, Logistik, Personal),
• der Verkauf nur in begrenztem Umfang stattfindet.

Beispiele:

• Ein Designer verkauft selbst entworfene Poster oder Kalender.
• Ein Coach bietet ein selbst erstelltes Workbook an.
• Ein Fotograf verkauft limitierte Drucke seiner Werke.
• Eine Yogalehrerin bietet eigene Kursmaterialien oder DVDs an.

Wann wird es gewerblich?

Sobald Deine Produktverkäufe einen eigenständigen, vom Freien Beruf abgrenzbaren wirtschaftlichen Charakter annehmen, kann das Finanzamt dies als gewerbliche Tätigkeit einstufen. Das gilt insbesondere dann, wenn:

• Du nicht nur eigene Werke, sondern auch fremde Produkte oder Massenware vertreibst.
• Du einen Online-Shop mit Verkaufsautomatisierung, Lagerhaltung oder Retourenmanagement betreibst.
• Deine Verkaufszahlen regelmäßig und umfangreich ausfallen.
• Du gezielt Marketingmaßnahmen für den Produktverkauf betreibst (z. B. Ads, Affiliate, Influencer).

Wichtig: Auch wenn die Produkte inhaltlich mit Deinem freien Beruf zusammenhängen, kann der Vertrieb gewerblich sein, wenn er die oben genannten Merkmale erfüllt.

Gibt es eine Bagatellgrenze?

Eine feste gesetzliche Grenze existiert nicht. In der Praxis orientieren sich viele Finanzämter an Erfahrungswerten. Laut dem Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums wird teilweise eine Faustregel von etwa 40 Verkäufen in wenigen Monaten herangezogen, ab der ein Gewerbe vermutet werden kann.

Diese Schwelle ist nicht bindend, aber ein guter Orientierungswert. Je stärker der Produktverkauf in den Vordergrund rückt, desto eher kann eine gewerbliche Einordnung erfolgen.

Was ist die Lösung?

• Kontaktiere Dein zuständiges Finanzamt oder einen Steuerberater für eine verbindliche Einschätzung.
• Halte die Produktverkäufe klein und klar verknüpft mit Deiner freiberuflichen Tätigkeit, wenn Du kein Gewerbe anmelden möchtest.
• Melde zusätzlich ein Gewerbe an, wenn Du regelmäßige, strukturierte Produktverkäufe planst, mit klarer Trennung von Deiner freiberuflichen Tätigkeit.

Freiberufler oder Gewerbe? – Unabhängig von der Rechtsformwahl

Zu Beginn der Selbstständigkeit wirst Du mit vielen fachlichen und rechtlichen Begriffen konfrontiert und siehst schnell den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr.

Grundsätzlich gilt: Ob Du als Freiberufler oder Gewerbetreibender startest, hängt nicht direkt mit der Wahl deiner Rechtsform zusammen. Du kannst sowohl als Freiberufler als auch als Gewerbetreibender als Einzelunternehmer tätig sein oder eine GbR gründen.

Wichtig: Entscheidest Du Dich für eine Kapitalgesellschaft wie eine GmbH, UG oder AG, wird diese unabhängig von der Art der Tätigkeit rechtlich immer als Gewerbebetrieb eingestuft. Das bedeutet: Auch wenn Du als Arzt, Architekt oder Designer – also als Freiberufler – eine GmbH gründest, gilt diese GmbH gewerblich, mit allen damit verbundenen Pflichten, zum Beispiel der Gewerbesteuerpflicht.

Die Rechtsform betrifft die organisatorische Struktur deines Unternehmens, während der Status als Freiberufler oder Gewerbetreibender sich auf die Art deiner Tätigkeit bezieht und steuerrechtliche Auswirkungen hat. Beide Entscheidungen solltest Du daher gut voneinander unterscheiden – auch wenn sie in der Praxis manchmal zusammenhängen.

Hier ein Überblick:

• Einzelunternehmen: Sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende können als Einzelunternehmer arbeiten.

• GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts): Zwei oder mehr Freiberufler können sich als GbR zusammenschließen. Auch Gewerbetreibende können eine GbR gründen. Der Unterschied: Bei Freiberuflern bleibt es steuerrechtlich eine freiberufliche GbR, bei Gewerbetreibenden eine gewerbliche GbR.

• Partnerschaftsgesellschaft (PartG): Nur für Freiberufler möglich! Eine PartG ist eine spezielle Rechtsform, die es Freiberuflern erlaubt, sich zusammenzuschließen. Gewerbetreibende können diese Rechtsform nicht nutzen.

• Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG, AG): Diese gelten unabhängig von der Tätigkeit immer als Gewerbebetrieb, auch wenn Freiberufler sie gründen.

• OHG (offene Handelsgesellschaft) und KG (Kommanditgesellschaft): Diese sind grundsätzlich gewerblich. Auch wenn Freiberufler theoretisch eine OHG oder KG gründen könnten, würden sie mit der Gründung automatisch als Gewerbetreibende eingestuft.

Selbstständigkeit anmelden

Die Anmeldung Deiner Selbstständigkeit, ob Gewerbe oder als Freiberufler, ist recht einfach. Dien Anmeldung erfolgt in wenigen Schritten und Du bist zeitnah startbereit.

Wie melde ich ein Gewerbe an?

Die Anmeldung eines Gewerbes ist sehr einfach. Es bedarf nur weniger Schritte, um Deine Selbstständigkeit offiziell zu machen.

Schritt 1: Zuständige Anmeldestelle ausfindig machen

Die Anmeldung erfolgt bei der Stadt- oder Gemeindeverwaltung, meist beim Gewerbe- oder Ordnungsamt am Betriebssitz. In vielen Kommunen kannst Du das auch online erledigen oder alternativ persönlich, schriftlich oder über eine bevollmächtigte Person.

Schritt 2: Halte folgende Unterlagen bereit

• Gültiger Personalausweis oder Reisepass mit Meldebescheinigung
• Falls vorhanden: Handelsregisterauszug
• Bei juristischen Personen (z. B. GmbH): Gesellschaftsvertrag und Angaben zum Geschäftsführer
• Bei Ausländern: ggf. Aufenthaltstitel mit Erlaubnis zur Selbstständigkeit

Schritt 3: Formular zur Gewerbeanmeldung ausfüllen und anmelden

Du füllst das Formular zur Gewerbeanmeldung aus und reichst es ein.
Das geht:

• persönlich vor Ort
• per Post
• digital über das Onlineportal Deiner Stadt
• oder über den Einheitlichen Ansprechpartner des jeweiligen Bundeslands (meist kostenlos)

Schritt 4: Gewerbeschein erhalten

Nach der Prüfung erhältst Du eine Gewerbeanmeldebescheinigung, umgangssprachlich auch „Gewerbeschein“ genannt. Damit kannst Du offiziell starten.
Je nach Rechtsform:

• Bei Einzelunternehmen: auf den Namen des Inhabers
• Bei GmbH, OHG, KG: mit der Firmierung laut Handelsregister

Schritt 5: Deine Anmeldung wird automatisch an folgende Stellen weitergeleitet:

• Finanzamt (Du erhältst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung)
• Berufsgenossenschaft
• Industrie- und Handelskammer (IHK) oder Handwerkskammer – Du wirst Pflichtmitglied

Wie melde ich mich als Freiberufler an?

Die Anmeldung als Freiberufler ist ebenfalls ziemlich einfach. Am besten meldest Du Dich online über das offizielle ELSTER-Portal an. Bedenke dabei, dass Du Dich hier eingangs registrieren musst und Du für die Anmeldung einen Aktivierungs-Code per Post nach Hause gesendet bekommst. Die Registrierung dauert also ein paar Werktage.

Schritt 1: Informiere das Finanzamt über Deine Tätigkeit

Sobald Du Deine freiberufliche Arbeit aufnimmst, musst Du das Finanzamt darüber informieren. Das geht entweder formlos per Schreiben oder direkt digital über das offizielle ELSTER-Portal.

Schritt 2: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

Der eigentliche „Anmeldeprozess“ erfolgt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Du bequem online über www.elster.de ausfüllen kannst. Dort gibst Du unter anderem an:

• Welche Tätigkeit Du genau ausübst
• Wie hoch Deine voraussichtlichen Umsätze und Gewinne sein werden
• Ob Du umsatzsteuerpflichtig bist oder die Kleinunternehmerregelung nutzt

Schritt 3: Steuernummer erhalten und loslegen

Nachdem Du den Fragebogen abgeschickt hast, prüft das Finanzamt Deine Angaben und schickt Dir eine Steuernummer zu. Diese brauchst Du für Rechnungen, Steuererklärungen und die Kommunikation mit dem Finanzamt. Erst dann gilt Deine freiberufliche Tätigkeit auch offiziell als angemeldet.

Die Anmeldung sollte spätestens vier Wochen nach Aufnahme Deiner Tätigkeit erfolgen, damit es keine Probleme mit der rückwirkenden Versteuerung gibt.

Bedenke: Alle Tätigkeiten gelten zunächst als gewerblich, wenn sie nicht explizit vom Finanzamt als freiberufliche Tätigkeit anerkannt werden.

Fazit

Die Einordnung sowie Anmeldung Deiner Selbstständigkeit, ob Gewerbe oder als Freiberufler, ist recht einfach. Komplexer wird es dann erst im laufenden Betrieb, wenn es um die Buchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen geht.

Setze Dich rechtzeitig selbst mit den steuerlichen Aspekten auseinander oder suche Dir einen guten Steuerberater Deines Vertrauens.

Mein persönlicher Tipp: Kümmere Dich selbst weitestgehend um Deine Steuern. Denn Steuerberater sind manchmal (leider) nur gute Buchhalter, aber sie optimieren Deine Steuern nicht. Nimm dies also als Unternehmer selbst in die Hand. Steuern spart man übrigens nicht erst dann, wenn die Steuererklärung ansteht. Steuern spart man im aktuellen Steuerjahr und zwar von Jahresbeginn. Das ist also ein allgegenwärtiges Thema und solltest Du als Unternehmer ernst nehmen.

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